O SISTEMA DE QUALIDADE 1
Como funciona e qual a sua aplicação.
A gestão da qualidade na indústria hoteleira resume-se na entrega consistente de serviços que atendem aos padrões estabelecidos pela corporação ou pelos proprietários de um hotel. Os hóspedes esperam um serviço de qualidade e o recompensam com lealdade e referências. Quando os hóspedes sabem que podem esperar receber o mesmo nível de serviço sempre que visitam, você alcançou um gerenciamento de qualidade eficaz.
Qualidade começa por uma boa contratação
e treinamento
A lealdade à marca é cultivada quando a gerência e a equipe
compartilham um compromisso com o atendimento excepcional ao cliente. Alcançar
a satisfação do hóspede no setor de hospitalidade requer disposição para ir
além. Os gerentes devem ter uma compreensão realista das demandas do trabalho,
que podem incluir longas horas, plantões, questões de pessoal e prioridades
conflitantes.
O gerenciamento eficaz da qualidade começa com o processo de
contratação e treinamento, que deve incluir políticas rígidas que exijam que os
gerentes de contratação verifiquem de perto as referências e coloquem as novas
contratações em estágio probatório por um período de tempo. A qualidade é
prejudicada quando os novos funcionários não conseguem atender às expectativas
do cliente e continuam com desempenho inferior, apesar de repetidas ações de
treinamento. A qualidade sofre também quando supervisores ineficazes recebem
funções além do escopo de suas habilidades.
Qualidade envolve todos os membros da
equipe
Espera-se que todos os funcionários de uma unidade hoteleira entendam
que o futuro da empresa e o seu próprio depende de fornecer um atendimento
excepcional ao cliente. Da empregada que arruma o quarto à recepção, equipe de
manutenção e supervisores e gerente geral, os funcionários que trabalham em
hotéis devem passar por treinamento e orientação contínuos para lembrar como
cativar os hóspedes.
Gerentes de qualidade eficazes incluem avaliações de atendimento ao
cliente em suas revisões regulares. Os membros individuais da equipe são
avaliados e promovidos com base em seu desempenho. O gerenciamento eficaz da
qualidade resulta em uma equipe que trabalha em conjunto para reter e melhorar
a qualidade do serviço que presta.
O resultado aparece nos lucros
A satisfação do hóspede na indústria hoteleira é a chave para a
lucratividade. As taxas de ocupação são o indicador mais importante em gestão
hoteleira. As marcas que desenvolverem uma reputação de qualidade podem tentar
preços mais altos em uma área. Os lucros na indústria hoteleira estão
diretamente relacionados ao número de quartos ocupados todos os dias.
Não é a quantidade de serviços que os hóspedes recebem que reflete a
percepção da qualidade de um hotel, mas sim a forma como os serviços são
prestados. Como resultado, hotéis mais baratos que mantêm um nível consistente
de qualidade são por vezes mais lucrativos em geral do que propriedades de
preços mais altos com linhas completas de comodidades e menos consistência em
sua entrega.
Qualidade deve ser Orientada para
Soluções
Quando você administra uma empresa 24 horas por dia, sete dias por
semana, durante feriados e eventos climáticos, deve sempre esperar que algumas
coisas podem dar errado e prever antecipadamente as soluções. Os funcionários
podem ficar doentes, durante os horários de pico, os sistemas de computador
podem ficar inativos e, muitas vezes,
você pode até fazer reservas em excesso, para satisfazer hóspedes importantes
que retornam.
O gerenciamento eficaz da qualidade é orientado para as soluções e usa
as habilidades de resolução de problemas de seus melhores integrantes. Um
gerente que conhece como funcionam os serviços e sabe fazer reservas é tão
importante quanto um gerente que constrói equipes eficazes. Os gerentes devem
ser práticos e criativos na resolução de problemas de clientes e funcionários à
medida que surgem, a fim de manter um hotel de qualidade.
Qualidade avalia a experiência do
hóspede
Gerentes dedicados buscam a melhoria contínua da qualidade perguntando
aos hóspedes sobre sua estadia e acompanhando quaisquer sugestões. Os hóspedes
devem receber pesquisas de satisfação do cliente que forneçam à administração
dados qualitativos e quantitativos sobre a experiência e avaliação do hóspede
na sua estadia. Nelas devem ser incluídas perguntas sobre segurança, limpeza do
hotel, simpatia, conforto geral e satisfação com a tecnologia usada, por
exemplo. Os resultados serão usados para identificar pontos fortes ou fracos e oportunidades de melhoria.
Qualidade resume-se em
1) Elaborar a Política de Qualidade adequada à
categoria e ao nível que se deseja, num passo que pode ser dado unindo os
desejos da direção com as opiniões dos clientes (obtidas por pesquisa).
2) Estabelecer padrões e normas, tanto para o serviço como para as instalações.
3) Fazer avaliação do estado atual das instalações e serviços, comparando-os aos padrões desejados e anotando os desvios.
4) Fazer as correções necessárias, encontrando as soluções para atingir a melhoria.
5) Elaborar um Manual de Garantia de Qualidade, no qual se defina, com exatidão, o compromisso do estabelecimento com os usuários finais.
6) Elaborar os procedimentos gerais e específicos, instrumentando documentalmente o sistema e definindo responsabilidades.
7) Implantar o sistema, iniciando com um Plano Piloto e desenvolvendo os procedimentos, à medida que o plano for avançando.
8) Realizar auditorias e avaliações de funcionamento e de adequação às normas, anotando os erros e desvios e providenciando as ações corretoras, pertinentes.
9) - Criar um sistema de apoio, análise e reavaliação que permita dotar o plano inicial de flexibilidade, para comportar alterações, de acordo com os novos conhecimentos, experiências e sugestões dos clientes.
O que descrevemos acima, não é ciência nem ficção, é metodologia e racionalização, aplicável em qualquer estabelecimento.
Há que ter em conta, porém, que o treino ou capacitação do pessoal é
muito importante. Não se deve improvisar. As normas e os manuais criados, devem
ser lidos e aplicados. Tudo isto é muito simples, mas precisa ser seguido, nos
empreendimentos que quizerem aplicar um Plano de Qualidade.
O mais corrente é ver o pessoal a ser treinado no local pelo colega
mais antigo, no sistema de passa-palavra, como nos tempos anteriores á invenção
da escrita. Ou então a ser treinado pelo sistema tão pouco aprovável, da
aula-magna, em que as técnicas são dadas por igual a pessoas com diferente
capacidade de absorção de conhecimentos, ou com diferentes necessidades de
treinamento.
A qualidade é possível e fácil de conseguir. Necessita, apenas, de
vontade da parte dos responsáveis.
O resto é fácil.
É apenas qualidade.
No meu livro “Introdução à Hotelaria” fiz um maior desenvolvimento do item “Qualidade”, pelo que sugiro, também, a leitura desse livro.
COMO INICIAR UMA REVOLUÇÃO
Em algum momento da vida de um estabelecimento o problema “qualidade” acaba por aflorar, e os responsáveis começam a pensar na melhor maneira de abordar esse problema.
Nenhuma mudança se inicia partindo de uma base de tranquilidade.
O status quo é o maior
inimigo da mudança, e a tranquilidade o caminho mais curto para a queda de
todos os níveis de resultados.
Mas é crença comum que só os loucos têm coragem de quebrar a tranquilidade
conseguida, e de criar o “caos”, capaz de abrir um novo ciclo de mudanças.
Só os loucos iniciam uma revolução? Claro que não!
Também os idealistas a podem iniciar! E até os lúcidos! Estes apenas
usarão uma estratégia e terão uma táctica previamente definida.
A estratégia e a táctica; são as formas organizadas de aplicar uma
política[1].
No caso em pauta, a política a definir, diz respeito à QUALIDADE.
O que é Qualidade Total ?
A primeira coisa que vem á mente é a melhoria dos serviços.
Mas logo nos lembramos da melhoria dos equipamentos e da melhoria das
instalações, etc, etc.
Qualidade Total é Mudança Total
A gestão pela qualidade total leva em consideração todo o sistema, e o seu sucesso está ligado à capacidade de mudança dos líderes. E na sua forma de pensar.
A mudança deve ser planejada e inserir-se num processo contínuo.
Um modelo razoável para auxiliar a mudança na organização, deve incluir
no mínimo, quatro elementos:
- A visão do futuro.
- As metas.
- O plano de transição.
- O plano de compromisso.
São várias as etapas para se iniciar um processo de melhoria de
qualidade, mas as principais,
que nós encorajamos, são:
- Identificar os clientes e as suas necessidades.
- Medir e monitorar os processos-chave e os
resultados.
- Estabelecer metas de melhoria.
- Trabalhar em direção à
qualidade.
-
Estabelecer compromissos.
- Quando uma célula de melhoria de qualidade estiver
forte, estabelecer outra.
Além disso, são necessários alguns requisitos básicos de implantação:
- Percepção atualizada do que é a qualidade
-
Avaliação do impacto da qualidade nos custos, na produtividade e na competitividade.
-
Definição de quem é o responsável
pela orientação para a qualidade no estabelecimento e de como ela pode
ser alcançada.
- Devem ser discutidas as “dimensões” da qualidade e as formas para atingir as
melhorias.
Muitos dos esforços dispendidos para a melhoria da qualidade podem não ter sucesso se não forem acompanhados de um estilo próprio de gerenciamento.
A estratégia adoptada deve incluir a motivação dos empregados e a
definição objetiva das metas esperadas.
Um dos principais motivos de insucesso é o facto de os empregados não
verem implementados os esforços para melhorias, pois eles geralmente desejam
mudanças e têm o conhecimento, do que necessita de ser mudado.
Uma seleção e priorização clara das ações de melhoria, de acordo com os
recursos disponíveis, é muito importante para não gerar frustrações.
O pessoal deve ser informado do que vai ser feito e o porquê do que não
está a ser feito, bem do como será feito.
O melhor conceito para a qualidade deve ser o da “Prevenção do Erro” e
não apenas o da correção “do Erro”.
Do mesmo modo, o conceito de que qualidade é algo abrangente e não
localizado, será útil para o resultado final.
- Qualidade das decisões.
- Qualidade da informação.
- Qualidade da comunicação.
- Qualidade nos processos.
- Qualidade na solução dos erros.
- Qualidade na área da logística.
- Qualidade no gerenciamento de RH.
- Qualidade no atendimento ao cliente.
- Qualidade final no produto.
- Qualidade na auditoria.
- Qualidade do marketing.
Faremos uma análise sucinta de como tirar partido dos itens atrás
descritos, como ponto de partida para um maior desenvolvimento por parte dos
interessados.
Qualidade das Decisões
Os chefes e supervisores devem ser treinados no valor de uma boa decisão, ou numa decisão correta ou, pelo menos, o mais correta possível.
A decisão influi diretamente no espírito da equipe ou do indivíduo, na
sua produtividade, na sua performance e, portanto, na qualidade final.
Para
tomar uma decisão, existe sempre um conjunto de restrições, qualitativas ou
quantitativas, bem como certos níveis de incerteza, lógica, ponderação e
variantes, que necessitam ser avaliados.
A decisão precisa, planejamento, comunicação e acompanhamento
adequados.
Qualidade da Informação
Para que o empregado se sinta envolvido e participante, ele deve ter conhecimento dos projetos, das metas, ou dos acontecimentos que ocorrem no estabelecimento, independentemente da sua hierarquia.
Uma boa informação aproxima e valoriza qualquer patamar da empresa.
Qualidade da Comunicação
Para que as decisões resultem, necessitam ser bem absorvidas, por
aqueles encarregados de as executar.
A boa execução depende de uma comunicação perfeita.
Qualidade nos Processos
Qualquer sequência de uma atividade é um processo, com várias fases:
início, fases intermediárias e fase final.
O processo pode ser individual (incluido um só empregado do início ao
fim) ou sequencial (com a intervenção de vários empregados em cada fase, ou em
várias fases). A qualidade final está intrinsecamente ligada á qualidade de
cada uma das fases e à correta interligação entre os elementos de cada uma
delas. Normalmente, é nas intersecções dos processos que acontecem as falhas.
Qualidade na Solução dos Erros
A detecção do erro, a sua rápida solução e a forma eficiente ou correta
como ele é resolvido, são elementos importantes para a qualidade final. Mas
evitar que ele se repita é preponderante.
Qualidade na Área de Logística
A área de compras é muito importante para qualquer programa de
qualidade.
O Gerente de Compras ou o almoxarife, interferem no processo de uma
forma concludente e efetiva, não só pela seleção dos fornecedores, como pela
qualidade dos produtos fornecidos a tempo e nas quantidades necessárias.
As especificações dos produtos devem ser bem definidas com as áreas de
produção, para haver certeza na concordância e de que são aceitáveis por ambos
os lados.
O
comprador ou almoxarife, deve, ser considerado gerente de um processo, e não
apenas mero comprador.
Qualidade no Gerenciamento de RH
Avaliações de desempenho
Os últimos anos têm levado as empresas a rever os seus processos de
gestão e, em muitos casos são detectadas duplicidades nos processos
administrativos ou gerenciais, o que conduz á revisão e consolidação de alguns
deles.
A área que mais mudanças tem sofrido é a de recursos humanos. As
reorganizações são necessárias para que as empresas permaneçam competitivas.
Mas as mudanças organizacionais são sempre difíceis de ser implementadas e
geralmente causam, no seu período inicial, stress, desmotivação e perda de produtividade. O
fator humano necessita de muita atenção nestas situações, devendo ser evitadas
deficiências na comunicação.
Envolvimento do Pessoal
O comprometimento do empregado para com o novo sistema deve ser bem
trabalhado e acompanhado.
Um Comité de Qualidade formado por um empregado de cada Departamento
deve ser criado com duração bimensal e substituição por novos componentes
selecionados no Setor, terminado esse período.
Este comité trabalhará em conjunto com o Supervisor de Qualidade e
participará das Inspeções, dando sugestões e ideias e tendo reuniões semanais
com este.
A avaliação de performance ou de desempenho é uma excelente ferramenta para ajudar o funcionário
nesses momentos de mudança, devendo também ser utilizada na sequência do
processo, para informar se as metas de qualidade para os produtos e serviços
estão a ser atingidas.
Uma análise de desempenho voltada para a melhoria de qualidade deve ter como objetivos:
- Motivar os empregados.
- Melhorar a comunicação entre os líderes e os liderados.
- Documentar a performance dos profissionais.
Para tanto, as metas de melhoria devem ser estabelecidas e os critérios de medida devem ser baseados nos fatos considerados mais representativos para a avaliação.
Na
Portaria de Serviço deve ser criado um quadro, para aceitar as sugestões do
Comité de Qualidade, ou de qualquer empregado, as quais serão levadas à
Gerência para avaliação e aprovação se consideradas úteis. Todas essas
Sugestões devem ter uma resposta da Gerência, no mesmo local, aprovadas ou
recusadas, com uma explicação pela decisão tomada e um agradecimento em
qualquer das situações, reconhecendo o interesse e a colaboração de quem as
tenha apresentado. Se houver empregados que apresentem repetidamente ideias ou
sugestões, deve periodicamente ser feita uma referência à quantidade dessas
contribuições, com alguns elogios pelo interesse demonstrado.
As inovações tecnológicas
A gestão das organizações está a ser cada vez mais transformada pela
adopção dos microcomputadores, bem como de outras inovações tecnológicas que
ocorrem a espaços de tempo cada vez menores.
Estas rápidas mudanças afetam o comportamento do empregado, gerando
intranquilidade e insegurança.
O gerenciamento de RH será preponderante para integrar o pessoal, não
só com a tecnologia, como com os novos sistemas organizacionais.
Programas significativos deverão ser implementados para a formação,
dando maior ênfase ao aprendizado, formal ou informal, através da experiência.
As novas técnicas aconselham a despender mais energia na criação de
culturas e climas, do que na promoção da aprendizagem de habilidades.
O Limite do Desempenho
As transformações gerenciais necessárias à implantação de um sistema de
melhoria de qualidade, apoiam-se numa organização baseada na confiança, na
cooperação e auxilio mútuo.
Deming enfatiza o grande papel dado aos recursos humanos como o centro
de toda a mudança.
Em todas as organizações existe potencial para melhorar o desempenho. O
grande trabalho será encontrar esse potencial e criar programas de melhoria que
ajudem os funcionários a vencer as barreiras existentes, identificando se
possível, essas barreiras. Um dos fatores importantes de melhoria é a
ultrapassagem dos limites conhecidos de desempenho, melhorando a execução no
quotidiano.
Para
atingir esse fim, tanto os líderes como os liderados devem estabelecer as metas
a serem atingidas, bem como as etapas intermediárias.
Não podemos esquecer que o aumento do poder decisório dos funcionários
é um método efetivo de melhoria da qualidade do produto e dos serviços. Já
implementámos este tipo de critério em empresa sob nossa gestão, com resultados
positivos.
Criatividade e Inovação
Ao iniciar um processo de melhoria de qualidade dentro de uma
organização, devemos estar convictos de que é dentro dela própria que devemos
buscar a capacidade intelectual para melhorá-la. O auxilio diário na forma de
treino e estruturação será também necessário.
Os líderes devem encorajar o crescimento continuo da criatividade dos
seus liderados, expondo-os frequentemente a novas ideias e compartilhando com
eles o máximo de informações. Isso ajuda a melhorar o processo decisório em
todos os patamares da organização.
Até há pouco, as empresas baseavam-se no processo racional. Isto levou
a que todos nós aprendessemos esse tipo de gerenciamento.
Devemos porém ganhar consciência de que apreendemos muita coisa que não
tem mais (ou não deve mais ter) aplicação.
O ambiente externo modificou-se radicalmente. Tornou-se uma questão de
sobrevivência o desenvolvimento da criatividade e da inovação.
O caminho da empresa para ultrapassar as barreiras organizacionais,
visando essa busca, passa por uma quebra de paradigmas e pela adopção de
métodos criativos e de inovação.
No processo de melhoria da qualidade, a criatividade desempenha um
papel fundamental, não só pela melhoria em si, mas porque quando esta é
alcançada, a continuidade do processo passa a ser viável através da
criatividade.
Neste caso, propomos um modelo para auxiliar no processo de inovação:
- Assegurar-se de que um assunto é de interesse, ou que pode chegar a gerar interesse.
- Identificar um contexto ou
situação, na qual se é mais criativo.
- Considerar as alternativas nas quais o novo contexto para desenvolver
criatividade seja semelhante, ou não, ao
contexto antigo.
O comportamento criativo é inerente ao ser humano, e o brasileiro é muito afeito a isso. mas as pessoas podem ser treinadas para aumentar a sua criatividade:
- Mantendo-se alerta para os problemas.
- Utilizando, técnicas de brainstorm.
- Analisando várias soluções, desde que
todas elas sejam “corretas”.
- Transformando
ideias em ações.
Vários mestres demonstraram através de testes que um dos melhores meios de aumentar a criatividade é através do humor, pelo que chegamos à conclusão de que pessoas que trabalhem descontraídamente estarão sempre mais propensas à criatividade.
E sob qualquer prisma, devemos estar conscientes de que, se atacados de
maneira criativa, os problemas podem sempre ser melhor resolvidos.
E é bom também levar em conta que durante o desenvolvimento do Processo
de Qualidade, os responsáveis são obrigados a enfatizar muito a aplicação exata
e correta de uma ferramenta de melhoria, e esse comportamento pode levar a um
bloqueio da criatividade, pelo que esta situação deve ser contornada com uma
boa dose de humor.
Para que um processo de melhoria tenha sucesso, ele deve estar solidamente baseado em:
- Habilidades para a solução de problemas.
- Paixão pela melhoria contínua.
- Busca constante de oportunidade de inovação.
- Compreensão de como todos esses elementos se auxiliam.
Se a estrutura e o pensamento racional que o processo de melhoria de qualidade traz para a organização não foram balanceados com mudança, paixão e invenção, dificilmente se chegará a uma posição de liderança empresarial.
O paradigma de Wallas estabelece quatro etapas para o processo
criativo: preparação; incubação; iluminação e verificação, como veremos mais
adiante.
Agora, interessa saber que o processo de melhoria de qualidade deve assentar em três colunas e que é nestas que se deve concentrar a nossa atenção:
- Satisfação do cliente.
- Garantia do Processo.
- Voz da
criatividade.
Qualidade no Atendimento ao Cliente
O sucesso e a continuidade das organizações estão diretamente ligados á forma como elas são capazes de satisfazer as expectativas dos clientes, e estas estão primariamente focadas no contacto humano e no serviço.
Somente através do esforço integrado de todos os funcionários e de
todos os departamentos é que os objetivos de satisfazer os clientes poderão ser
alcançados.
A qualidade sente-se no ar, nos movimentos, nas faces. Qualidade é relacionamento e este deve ser baseado na Empatia.
Os conceitos de gerenciamento total de qualidade enfatizam sempre que a
efetividade dos resultados está na satisfação do cliente, no atendimento das
suas necessidades, e não na perfeição de sistemas que não tenham
comprometimento com isso.
As dificuldades cessarão quando todos os departamentos da empresa se
relacionarem entre si com o mesmo grau de satisfação que se deseja para o
cliente.
Eles serão campeões da simpatia, ao invés de perfeccionistas da
burocracia.
Para isso, todos os empregados deverão desenvolver as suas habilidades
de relacionamento interpessoal.
Os fatores que normalmente inibem as empresas de manterem estratégias
efetivas de atendimento ao cliente são:
- Pouca atenção às informações
provenientes do ambiente externo.
- O cliente não é avaliado na elaboração de normas e ordens de serviço,
como o elemento principal e um fator vital para o sucesso dos negócios.
- Existe relutância em dar aos empregados que tem contacto direto com o
cliente autoridade e poder para resolver os problemas destes.
A melhor maneira de garantir a fidelidade e a satisfação dos clientes é
estabelecer programas ganha-ganha (tu ganhas - eu ganho) em que o cliente
aparentemente leva vantagem, mas apenas vantagem inicial, pois o retorno é
garantido, com juros e dividendos.
Qualidade Final do Produto
Sendo o objetivo de todos os processos de gerenciamento da qualidade,
este processo apoia-se em quatro princípios:
- Atender às necessidades dos
clientes.
- Realizar sempre o trabalho
sem erros.
- Gerenciar por prevenção.
- Medir o nível da qualidade.
Pesquisas na maioria das empresas mostraram que poucas podem,
realmente, demonstrar o efeito dos seus programas de melhoria de qualidade no
resultado final da empresa.
E isto acontece porque os processos de medição da melhoria da qualidade
são apenas orientados para avaliar a satisfação do cliente. Poderia deduzir-se
que um aumento da satisfação do cliente, naturalmente resultaria num ganho de
mercado e maior lucratividade.
No
entanto, na opinião de especialistas da Harvard Business School, deve haver
muito cuidado com essa afirmação.
A melhoria da qualidade deve fazer parte do planejamento estratégico e
ter o engajamento de toda a organização.
Dentro deste enfoque, a auditoria (e não inspeção) de qualidade é a
ferramenta de que dispõe a própria organização para obter retorno de informação sobre os
seus próprios objetivos.
A auditoria deve ser isenta mas coerente na análise da qualidade dos
procedimentos e processos, buscando a qualidade do seu próprio produto (o seu
relatório), o qual será também ferramenta de trabalho de toda a equipe
empenhada nos resultados da qualidade.
A implantação desta estratégia pode ser relativamente difícil, mas os
resultados em termos de aumento de credibilidade, confiança e prestigio, podem
valer a pena..
Para ajudar na montagem de um sistema de avaliação de qualidade neste
sector, juntamos na parte 2 um esboço de Questionário, que pode ser adaptado de
acordo com as necessidades do estabelecimento onde se pretenda implantá-lo.
[1] Gostaria de sugerir aqui, aos interessados, um excelente livro para quem quer evoluir no campo da gestão. Chama-se “Os treze momentos”, ou “A arte da guerra”, pois é vendido sob estes dois nomes. Foi escrito por Sun Tzu, general chinês dos imperadores. Vale a pena ler com calma e sem preconceitos, trazendo é claro as palavras para o contexto atual em que vivemos.