COMO GERENCIAR UM RESTAURANTE - 4
CUSTOS,
COMPRAS E ESTOQUES
Entramos
numa postagem anterior, em contacto com as estatísticas e os rácios (ou
percentagens).
Estatísticas
são a forma prática de agrupar informação, de uma maneira ordenada e
utilizável.
Ou
por outras palavras, é a forma de transformar fatos, em números, reais, euros
(escudos), ou centavos.
Por
exemplo: em vez de:
Mesa 1 = 4
almoços = R $ 360.00
Mesa 4 = 3
almoços = R $ 270.00
Mesa
10 = 5 almoços = R $ 450.00, Etc., etc.,
Estatisticamente
diremos: 12 almoços, com um total de R $ 1080.00 e, uma média de consumo de R $
90.00.
Muita
informação foi agrupada, para chegarmos a estes números finais, o que
corresponde a estatística.
Mas,
R$ 90.00 por pessoa, será uma boa ou má média de venda? Um custo de 20% será
uma boa, ou má média de custo? Bom ou mau é relativo e para se responder a
estas questões, uma comparação é necessária. Esta comparação, pode ser feita
com as nossas vendas do mês anterior (já falamos disso antes), ou a venda de um
outro, ou outros colegas.
Como
comparações absolutas são difíceis, pois os estabelecimentos variam entre si,
sendo raro encontrar dois absolutamente iguais, para que essa comparação possa
ser feita com maior confiabilidade, precisamos encontrar uma forma de expressar números,
correlativamente.
Esta
correlação de números chama-se, rácio (do inglês ratio) ou percentagem.
Facilita a comparação e a troca de informações, pelo que é usada
internacionalmente na análise de resultados.
É
necessário estar precavido contra o uso indiscriminado dos rácios, pois eles
apontam um resultado, mas não contam a história. E pode ser interessante
conhecer, o histórico desse resultado.
O
rácio serve de guia, mas por si só, não nos conduz a conclusões lógicas e
seguras.
Sendo,
em certas ocasiões, uma óptima fonte de informação e, alertando o responsável
para a necessidade de uma observação mais cuidadosa, a função do rácio estará
totalmente preenchida, quando, através de uma observação cuidadosa, no sector
para o qual, a sua atenção foi alertada, o gestor verifica, as razões das
divergências apontadas, o rácio prova, a sua importância, como instrumento de
gestão se bem manejado. Resta ao gestor, tomar as suas providências.
Citamos
o exemplo de um gerente de restaurante, a quem o balancete mensal indicava uma
queda súbita e substancial na percentagem de artigos de limpeza, em relação às
vendas de comidas e bebidas. Como as vendas não haviam aumentado e o preço das
mercadorias se mantinha estável, foi posta a hipótese de desvio anterior, que
parara com a mudança de equipe. Mas, a equipe era a mesma.
Depois
de muitas pesquisas, chegou-se à conclusão que, como resposta a um apelo à economia,
a equipe de lavagem cortava, drasticamente, o consumo de detergentes nas
máquinas, para corresponder ao apelo.
A
economia tinha sido feita, mas a louça começava a ficar encardida, com risco de
não satisfazer a clientela. Tudo foi reposto nos devidos lugares, graças à boa
análise do rácio e pronta intervenção do responsável.
É
comum num hotel, analisar-se a percentagem de vendas dos departamentos de
alimentos e bebidas, ou outros, em função do número de quartos ocupados, ou do
volume de vendas de quartos.
Isso
permite avaliar, como todos os sectores estão tirando partido da ocupação dos
quartos, ou até que ponto esta influencia a venda desses sectores,
Relacionando
os custos ou os lucros das vendas departamentais, obtém-se uma vasta série de rácios
valiosos, tais como: custo de salários ou salários e outras despesas do
pessoal, em relação às vendas (índice de produtividade); custo de qualquer
outra despesa, em relação às vendas; rácio do lucro líquido em relação às
vendas, etc.
Um
dos casos especiais que nos interessa analisar, é o rácio (ou percentagem)
normalmente apresentado como custo de alimentação (ou bebidas), o qual se
obtém como explicamos adiante.
CUSTO DAS MATÉRIAS
PRIMAS DE ALIMENTAÇÃO OU BEBIDAS VENDIDAS
VENDAS DE ALIMENTAÇÃO
(ou bebidas)
Quando
o gerente de alimentos e bebidas, afirma ter conseguido, um custo de 20% em
comidas, é a este rácio que ele se refere.
Os
inventários são outra fonte importante de informação, para o bom andamento do
negócio.
São
necessárias, quantidades razoáveis de alimentos e bebidas, para fazer andar o
negócio, tendo em conta que uma súbita procura pode acontecer. Mas, quantidades
excessivas não são aconselháveis, pois além de representarem capital
imobilizado, ocupam espaço e tomam tempo para o manuseio, controlo e
verificação periódica, das suas condições de consumo.
Embora
em alguns casos, possa parecer interessante comprar um pouco mais, para
beneficiar de melhor preço, o resultado final será sempre de desperdício.
O
rácio, através do qual se analisa a “rotação de inventário” expressa a relação
entre:
CUSTO
DAS COMIDAS OU BEBIDAS CONSUMIDAS
MÉDIA
DE INVENTÁRIO DE COMIDAS (ou bebidas)
Não
existem médias de rotação definitivamente estabelecidas, pois isso será sempre
uma decisão de gerência. No entanto, a rotatividade de bebidas pode ser
estabelecida entre 4 a 12 vezes ao ano e de comidas, entre 30 e 50. A abertura
que apresentamos, dá para cobrir todos os tipos de decisões. A mais baixa,
estabelece o limite, abaixo do qual é perigoso em termos de valores parados. A
mais alta, o valor acima do qual, é bom verificar se a mão de obra necessária,
não começará a pesar nos valores
economizados. Mas pode ser até que valha a pena. É mais um desafio à gerência e
à sua capacidade de análise.
São
vários, os fatores que podem influenciar uma taxa baixa na rotação de
mercadorias; grande distância dos centros de fornecimento; dificuldade nas
entregas (ou em prazos fixos); grandes facilidades de armazenamento e, compra a
baixo preço, são alguns dos mais vulgares.
No
entanto, uma baixa rotação de inventários, pode significar má técnica de
compras, com deterioração e prejuízo ou até, prática fraudulenta de compras.
Refrigeração
inadequada e falta de espaço, podem ser fatores de alta rotação de inventários,
mas um Ecónomo ou um almoxarife demasiado prudente, que mantém os estoques
baixos, mas não satisfaz os desejos da clientela, conduz ao mesmo resultado.
O
balancete de resultados, mais do que uma folha de balanço é um informativo de
gerência.
Entre
os rácios mais importantes nesse balancete e aqui já falamos em termos de
restaurante de hotel, estão os do sector de alimentação e bebidas. A relação
entre vendas de comidas e venda de bebidas é tão importante, como a venda de
comidas em relação á venda de quartos.
VENDAS
DE ALIMENTAÇÃO X VENDAS DE QUARTOS (análise para Hotéis)
Ambos
os rácios atrás indicados, indicam a interdependência dos departamentos de
produção entre si.
Os
rácios do custo de alimentos e bebidas, são os mais comuns e os mais avidamente
analisados, nos balancetes de resultados, pelas razões que já apontámos.
As
grandes alterações verificadas na laboração e nos métodos na preparação de
alimentos, trouxeram alterações à análise do fator de custo de mão de obra,
versus custo de matérias primas.
Um
restaurante usando produtos pré-preparados, pode aumentar o seu rácio de
matérias primas, mas vai baixar o seu custo laboral, visto que esse tipo de
produto exige menos pessoal e menos técnica, logo pessoal menos qualificado.
Verificamos
assim, que o rácio do custo laboral é importante e deve ser analisado, sempre
em conjunção com o custo primário (ingredientes de produção).
Porém,
ao analisarmos o custo final no fim do período, seja este, mês ou semana, não
podemos deixar-nos enganar, pretendendo que todos os pratos, tenham a mesma
margem de lucro.
O
custo e o preço de venda de cada prato, deve ser analisado caso a caso, para
evitar exageros, colocando-nos fora do mercado.
Por
exemplo: um guisado que se vende por R $ 22,50 e custa R $ 4,90, tem um custo
de 20% e um lucro de R $ 17,60.
Mas
um bife que se vende por R $ 44,00 e custa R $ 16,90, dá um custo de 3 vezes
mais, mas também, um lucro maior. O custo, aqui, longe de ser impressivo acaba
até por ficar minimizado pelo lucro conseguido e corrobora o que vimos dizendo
desde o início: os resultados de uma exploração, aparecem com a capacidade
técnica dos responsáveis.
As
despesas departamentais, devem ser profundamente analisadas. Não é suficiente
considerar o lucro por si só, mesmo que ele tenha melhorado em relação a
períodos anteriores, ou seja, melhor que o esperado. Melhorias em certos
sectores, escondem por vezes, deterioração noutras áreas que lhe são
dependentes ou interligadas.
Pequenos,
mas permanentes aumentos do custo de comidas, podem significar aumento de
preços de mercado. Acertar na mesma média, os preços dos cardápios, recolocam
as percentagens no seu normal. Mas, uma solução diferente deve ser encontrada,
se os aumentos são apenas devidos a negligencia do “comprador”, que deixou de
fazer pesquisas de mercado, solicitando cotações a vários fornecedores.
Flutuação
nos custos de comidas, pode também significar, pouco cuidado nos inventários.
Excesso
de horas extras, influi nos custos (labor, versus vendas de comida), mas
aumento da folha de salários, pode ser devido a excesso de mão de obra, ou de
má distribuição salarial.
Encontrar
a solução do problema, pode resumir-se em estudá-lo, avaliando a possibilidade
de os mesmos empregados, com outros horários, servirem o mesmo número de
clientes sem horas extra.
Por
vezes, o aumento do rácio de salários é devido, também, a uma baixa no volume
de vendas, facto que deve ser considerado.
Custos
Versus Qualidade
Depois
de uma análise quase exaustiva, sobre rácios e custos, parece-nos que este
problema deixou de constituir, para nós, uma dificuldade e ficamos aptos a ter
uma interpretação mais clara deles.
Parece
também, que uma outra verdade sobressaiu de toda esta análise, a qual é
importante: qualquer que seja a decisão tomada para corrigir os custos, ela não
deve, nunca, interferir na qualidade, pois essa é preponderante para o juízo
que a clientela faz do estabelecimento.
Preço
Versus Custo
O
que dissemos atrás, quando ilustramos o nosso pensamento com o caso do guisado
e do bife, serviu a nosso ver, para esclarecer qual deve ser o pensamento, ao
estabelecer a melhor política de custos e preços, pelo que nos escusaremos de
desenvolver aqui este item, evitando repetir-nos.
AS
COMPRAS
Compra
é o ato principal de qualquer empresa, pois para vender é preciso comprar.
Sendo
uma das bases económicas da atividade de comidas e bebidas, não deve efetuar-se
em condições deficientes ou arbitrárias, pois qualquer oscilação nos preços de
compra irá repercutir-se nos custos de laboração. Por muito hábeis e capazes
que sejam os responsáveis pelas secções de transformação, nada impedirá que um
aprovisionamento realizado em más condições, tenha funestas consequências nos
resultados.
Se
estamos comprando mais caro, podendo comprar mais barato, além da repercussão
nos custos, estamos despendendo desnecessariamente dinheiro já ganho, o que é
esbanjamento.
As
consequências, já foram por nós já explicadas.
A
posição geográfica das fontes de aprovisionamento é fator a considerar, pois
condiciona o volume das compras a efetuar, o estoque mínimo a respeitar e a
cadência das encomendas.
A
compra é uma luta, dura, que se pretende leal mas não descuidada, entre duas
posições opostas. Interesses diferentes a defender, necessitam por isso mesmo,
de se manter num ambiente do mais cordial relacionamento.
O
fornecedor, deve ser considerado um colaborador e um amigo, devendo como tal
ser tratado.
O
fato de desejarmos manter liberdade, para comprar onde as condições forem mais
favoráveis, nada tem a ver, com a necessidade de manter alto nível de
relacionamento com os fornecedores, visto que bom relacionamento, não implica
comprar a qualquer preço, em nome da amizade.
É
bom também guardar em mente, que o crédito ou descrédito de uma firma, corre
muito por conta dos fornecedores.
Apesar
da solidez da nossa firma, podemos ter a qualquer momento, um colapso
momentâneo no nosso fluxo de caixa.
Nessa
altura, a amizade que tivermos mantido, vai jogar favoravelmente para o nosso
lado.
A
situação, favorável à partida, para o choque sempre latente,
vendedor-comprador, deve ser encontrada no plano intelectual, que torna mais
fácil o diálogo, tão necessário quando há interesses divergentes dificultando o
acordo no plano económico.
Nesse
momento, a consideração e recíproca confiança existente entre os dois
intervenientes, repõe o ato no plano humano, onde as soluções são mais fáceis
de encontrar.
A
pessoa responsável pelas compras, deve ter sempre em mente que, comprar é obter
nas melhores condições de qualidade; preço; prazo e pagamento, a mercadoria que
nos interessa.
Pode,
determinada mercadoria, não preencher todos os requisitos que indicamos, mas
precisa manter sem dúvida os dois primeiros, sendo os outros dois, analisáveis,
de acordo com as circunstâncias. Quem compra, deve ser prudente, evitando ceder
a influências ou excessiva adjetivação, que nem sempre corresponde ao que
parece e raramente vem ao encontro das necessidades da empresa.
Deve
ser tenaz e persistente na sua convicção, de que é sempre possível conseguir
mais e melhor. Procurará obter o que há de melhor em “qualidade”, sem se
prender à noção de “preço”, embora tendo este em linha de conta.
Para
comprar “bom”, há que conhecer “bem”, o mercado e o fim a que se destinam as
mercadorias, tal como a sua aplicação. O responsável pelas compras, deve se
manter atualizado e bem informado sobre os artigos de novidade, susceptíveis de
agradarem à clientela.
Por
leitura de revistas da especialidade, pelos contatos com atacadistas e
fornecedores vários, pela auscultação das opiniões dos colegas e clientes, pode
manter-se a par da evolução do mercado e das causas várias que podem
influenciar os preços ou os fornecimentos, de forma a poder a tempo, tomar as
providências que as várias situações requerem, evitando percalços ao bom
funcionamento dos serviços ou ao abastecimento normal, das necessidades da
clientela, cumprindo assim eficazmente, a sua missão.
Quem
compra pode, dentro das suas funções, ser um excelente auxiliar dos resultados
finais de gestão, realizando economias importantes para a empresa. Deve
conhecer bem ou informar-se para o efeito, o preço do mesmo artigo, nos
diferentes fornecedores e no mercado em geral, optando depois no momento da
compra, pelos que preencherem a maior parte dos requisitos que a seguir
enumeramos:
• Qualidade;
• Preço;
• Prazo de entrega;
• Modo e condição de pagamento;
• Tipos de encargo do transporte;
Nas
operações de compra, os requisitos acima devem ser verificados, mas outros são
também a considerar, tais como:
• Quantidade;
• Tipo de embalagem;
• Satisfação obtida com anteriores
fornecimentos;
São
vários os tipos de compras normalmente efetuados numa unidade hoteleira:
Compras
diárias ao mercado -
Servem para preencher os consumos diários de legumes, frutas e géneros
perecíveis, que não podem ser armazenados.
São
feitas sem qualquer consulta prévia à gerência, de acordo com as necessidades
do sector, expressas pelo chefe, através de uma relação normalmente entregue na
véspera, ao encarregado de compras. Carecem de uma requisição. Em muitas
empresas e, para obstar a deslocação diária ao mercado, estas compras são
feitas, duas vezes por semana, apenas.
Compras
correntes
- (aprovisionamento sistemático de produtos de consumo ou de venda habitual).
Não
carecem de consulta à gerência, destinando-se a abastecer os departamentos, com
os respectivos produtos. Devem, porém, ser feitas contra “autorização de
compra”, assinada pelo gerente.
Compras
intermitentes
- ( reaprovisionamento de estoques).
Fazem-se
periodicamente, em quantidades razoáveis, pelo que a sua importância exige já,
uma certa reflexão, consultas, documentação, etc. São feitas contra
“autorização de compras”, assinada pelo gerente, a quem são apresentadas, no
momento da assinatura, todas as propostas recusadas, com argumentação
justificativa.
Compras
técnicas
- (artigos que se compram, para máquinas ou outros equipamentos, seguindo as
informações ou diretrizes dos técnicos de manutenção). Carecem de consulta
prévia, à gerência. Se o seu valor for elevado e, a paragem da máquina, não
afetar o bom andamento dos serviços, devem ser feitas consultas a vários
fornecedores. A compra é feita, normalmente, contra “autorização de compra”,
assinada pelo gerente.
Compras
excepcionais-
(máquinas, ferramentas, mobiliário ou equipamento).
São
raras estas compras, mas, a sua importância exige, estudo prévio, pelo que
devem ser apresentadas, à gerência, várias opções. Após decisão tomada, será
emitida uma “autorização de compra”.
Se,
quem compra, deve saber o que compra, quem recebe, deve ter conhecimento
absoluto do que foi comprado e, o que lhe compete receber, para poder fazer
conferência de quantidades, qualidade, preço, etc.
Para
isso, a pessoa que compra deve enviar, para o encarregado do recebimento, um
duplicado da “autorização de compra”, o qual servindo para conferência à
chegada, acompanhará depois a fatura correspondente, até ao escritório de
contabilidade.
O
controle da mercadoria que chega é absolutamente necessário, pois só assim
haverá certeza de que os produtos recebidos correspondem às normas
estabelecidas na encomenda, ou nos contratos de fornecimento, tanto na
qualidade como na quantidade e respectivo preço.
As
guias de remessa ou as faturas, devem ser rubricadas pela pessoa que faz a
recepção dos produtos, para que alguém assuma a responsabilidade pela execução
do que atrás se explica.
Para
boa regularidade do sistema de compras, perfilho a ideia de que, sem exagerar,
devem existir vários fornecedores para o mesmo tipo de mercadorias, pois isso
permite:
• Por em jogo a concorrência (preço,
qualidade, prazo).
• Liberdade completa de escolha e
seleção
• Evitar ficar a mercê, de um só
fornecedor
• Possibilidade de múltipla consulta, a
grandes e pequenos fornecedores
• Possibilidade de fazer várias compras
e, intercalar as entregas, se tal nos interessar.
Tendo
em conta que esta é a política mais saudável para comprar bem ou selecionar os
fornecedores, podemos usar a seguinte tabela de razões para a qualificação
destes:
• Regularidade de qualidade
• Respeito pelos prazos de entrega
• Bom nível geral de preços
• Boa vontade em servir nos períodos de
faltas ou escassez
• Honestidade nas entregas
• Boa colaboração e assistência
• Antiguidade e importância da firma
• Situação financeira
Se
forem utilizados com objetividade, os pontos indicados podem conduzir a um bom
resultado final e ao que poderemos chamar, “uma boa política de compras”.
Armazem/
Almoxarifado / Cave
Os
locais que garantem, o bom funcionamento dos abastecimentos, aos sectores de
produção são:
Armazém
– para produtos em grande quantidade, ou que não podem estar em contacto com os
géneros alimentícios (drogas, etc).
Almoxarifado
– para guardar géneros alimentícios e produtos secos
Cave
– para as bebidas
O
conjunto destes sectores está sob responsabilidade direta do Ecónomo (no
Brasil, Gerente de Compras) e, em ligação direta com o almoxarife e seus
ajudantes.
Desejando-se,
que este departamento funcione, com regularidade e perfeição, os seus serviços
devem estar organizados e contar com um sistema onde prevaleçam os seguintes
itens:
-
Documentação sobre os artigos ou produtos (fornecedores, preços correntes;
condições de mercado, sazonalidade, se a tiver).
-
Método racional de execução das encomendas, acompanhando-as até à sua entrega.
-
Gestão perfeita das existências
Entre
os vários dossiês aconselháveis, contam-se:
• Consultas a fornecedores
• Tabelas oficiais dos preços dos
artigos de consumo
• Tabela de preços do hotel (ou
restaurante)
• Cópias das autorizações de compra
• Guias de remessa a conferir
• Ofertas a considerar (ou a estudar)
• Ordens de serviço
• Diversos
E
ainda:
• Livro SOS com endereços e telefones
mais utilizados
• Livro de faltas (artigos a encomendar)
• Mapa de cotações
• Lista dos artigos em estoque, com os
mínimos e máximos autorizados.
Custo
do Dinheiro/ Juros/ Inflação
Já
tivemos ocasião de falar, noutro momento deste nosso trabalho, da forma como as
compras e os estoques devem ser orientados, de maneira a que estes últimos não
sejam exagerados, pois tendo em conta os juros do capital investido nos estoques,
a inflação e o valor do espaço, pode não valer a pena manter grandes estoques
de produtos, mas apenas o necessário, para determinados períodos de tempo.
Isso,analisaremos,aseguir.
ESTOQUES
Quando
noutro local apontamos os cuidados quanto à economia do sector de comidas e
bebidas, fizemos referência aos estoques. E tantas vezes tivemos necessidade de
fazer essas referências, pela interligação dos vários aspectos do funcionamento
e gestão, que quase esgotamos o assunto.
Vamos
porém abordar o último lado dos estoques que ainda não tocamos, ou seja:
Vigilância
dos Estoques e Consumo
A
primeira coisa a fazer em relação aos estoques e, não apenas no almoxarifado,
mas também nos vários sectores de consumo, é estabelecer máximos e mínimos,
exercendo vigilância constante sobre eles.
Não
havendo este cuidado, os estoques podem aumentar ou reduzir-se excessivamente,
havendo sempre, tanto num caso como no outro, prejuízo para a empresa.
O
controle dos estoques, deve ser informatizado mas, para os que não tenham essa
facilidade, existem fichas especiais, item por item, onde são anotadas todas as
entradas e saídas, bem como o preço de custo e o preço médio a debitar.
Outros
cuidados ainda, se devem ter com os estoques, tais como:
• Condições de armazenagem
• Peso e obstrução dos artigos
armazenados
• Risco de alteração dos produtos
(humidade, temperatura, luz).
• O valor dos artigos (risco de roubo,
desvalorização, perda de peso).
• Risco oferecido (incêndio, explosão,
nocividade).
• Prazos de validade
• Datas de entrada em armazém
(mercadorias deterioráveis)
É
conveniente que todos os artigos deterioráveis sejam etiquetados com
autocolantes de cor, os quais variam com o mês e, através do quais se
identificarão, imediatamente, os artigos que por serem mais antigos devem sair
primeiro.
A
sequência das cores é arbitrária, podendo ser estabelecida por qualquer
responsável, mas uma vez estabelecida, deve ser respeitada em todos os locais
de consumo e no próprio armazém ou despensa. Aqui, deve ainda haver o cuidado
de, ao receber novos artigos do mesmo tipo, não os arrumar nas prateleiras à
frente dos que já se encontravam, pois isso ocasiona envelhecimento ou
degradação se for caso disso.
É
bom fazer um alerta, para o auxílio valioso que se pode obter, dos instrumentos
de peso e medida, os quais devem estar sempre em perfeitas condições de limpeza
e funcionamento, com uma revisão geral periódica.
A
verificação e controle da entrada e saída de géneros ou artigos de almoxarifado
(despensa ou cave) é feita pelo departamento que chamamos “controle” e que
noutro local já analisamos.
Esse
controle é feito através das faturas de fornecedores e das requisições passadas
pelas secções, com as quais estas levantam na despensa, os artigos necessários
ao seu funcionamento.
As
quantidades de géneros ou artigos indicados na fatura de fornecedor, são
aumentadas na ficha, enquanto os indicados nas requisições são reduzidos. Com
qualquer destas operações, o saldo final é sempre ajustado, devendo coincidir
com os artigos armazenados nas prateleiras.
Para
os artigos de “consumo imediato”, assim chamados por deles não haver estoque
permanente (legumes, cheiros, frutas, etc.), deve também existir uma ficha,
onde as entradas e as saídas são simultâneas e o saldo de estoque é sempre
zero.
A
função desta ficha é de mero registro, permitindo informação rápida, para
efeitos de estatística ou de contabilidade, no caso de ser necessário detectar
um erro.
As
fichas de estoque devem estar sempre atualizadas, não sendo aceitável qualquer
atraso na sua movimentação.
O gerente
pode a qualquer momento consultar o computador ou pegar uma ficha e dirigir-se
à prateleira onde está o produto e verificar, se o saldo indicado e a
existência, correspondem entre si.
No
caso de trabalhar com fichas, estas devem existir em duplicado: na
contabilidade / controle, para supervisão e estatística e, no almoxarifado, para guia dos responsáveis e sua defesa
em caso de dúvidas ou enganos.
Inventários
Uma
vez por mês, deverá ser feita pelo chefe de controle e seus auxiliares ou por alguém
para o efeito designado, conferência dos estoques do almoxarifado e das
existências nas secções de produção, sendo elaborados os respectivos
inventários.
Esses
inventários são operações importantes e absolutamente necessárias, pelas suas
repercussões contábeis e fiscais. Para uma boa informação de gestão, os
inventários periódicos são também necessários, pois permitem manter os
movimentos de estoque, registrados de acordo e avaliar o montante imobilizado
para o efeito.
Por
outro lado, permitem a verificação de erros ou fugas e a existência nas secções
de produção. As oscilações dos números finais, alertam o diretor ou o gerente,
para o excesso de requisições, feitas pelos responsáveis.
Custos
dos estoques
Não
vamos ser repetitivos. Já falamos tantas vezes neste tema, que a sua inclusão,
aqui, obedece apenas à necessidade de currículo e enquadramento na sequencia
própria, de um item que afinal nunca é demais valorizar.
O
que Armazenar (Ou Não)
Falamos
no custo dos estoques, no valor do dinheiro e da inflação, na necessidade de
manter estoques baixos e no que custa um controle e manuseio de estoques,
razões mais que suficientes para justificarem uma preocupação com este sector,
fundamental ao funcionamento das unidades.
Depois
de tantas questões respondidas, uma ainda se põe, em relação a manter os
estoques com um valor global o mais baixo possível. Para chegar a conclusões, o
responsável deve elaborar uma lista de todos os itens em estoque, tendo em
conta dois pontos:
1º
Qual a intervenção percentual do item em análise, no consumo?
2º
Qual a intervenção percentual, do mesmo item, no valor final do inventário?
Ao
fazer esta análise, o responsável encontrará itens cujo peso no movimento é de
20% por exemplo e nos estoques de 20 ou 25%, enquanto outros, pesam 1% ou 1,5%,
nas duas colunas em análise. Se levarmos em conta, a perda de tempo para
consultas a fornecedores, compra, manuseio, etc., verificamos que, 50, 60 ou
mais itens dos inventários, influem em
menos de 10%, nos valores deste, enquanto os 20 ou 30 restantes, são
responsáveis pelos 90% da diferença.
Parece-nos
que uma tomada de posição não será difícil. Detectados esses 60 ou 70 itens de
baixo custo, ainda que de pouca procura, faz-se deles um estoque que evite constantes
perdas de tempo com compra continuada e toda a atenção deve concentrar-se nos
itens restantes que, pelos valores envolvidos, representam o verdadeiro peso na
gestão.
Para
esses, teremos os cuidados anteriormente apontados de: estoque mínimo, consulta
a vários fornecedores, etc. Todo o tipo de trabalho que, exaustivamente
descrevemos.
Cuidar
da armazenagem
E
Evitar o Desperdício
Continuaremos
em próxima Postagem
Planta
de um Restaurante
