GESTÃO DE EQUIPES
Facilitar a Vida Para Todos
Uma boa gestão de equipes
assenta na capacidade de compreender o que impulsiona o sucesso delas e de o
apoiar, quer se esteja a tentar assumir o papel de gestor pela primeira vez ou
a tentar melhorar as nossas competências, um bom sistema de gestão de equipamentos
ajudá-lo-á a tornar-se mais eficiente, mais eficaz e mais humano.
O que distingue um bom
gestor de um mau gestor? não se trata da quantidade de trabalho que se faz, ou
da quantidade de trabalho que a equipe consegue suportar. Os bons gestores
colocam a sua equipe em primeiro lugar, e acima de tudo apoiam os membros desta
a todo o custo e encorajam-nos a dar o seu melhor, o que pode levá-lo ao topo,
independente do sector em que se encontre.
Um bom chefe de equipe é
reconhecido pela eficácia dos métodos que utiliza para gerir. Como todas as
competências humanas, a gestão de equipes não é algo que possa ser improvisado.
Gestão de equipes e projetos
A gestão de projetos é o processo de
organização, gestão e execução de projetos especiais. Os bons Gestores
de projetos, reúnem todas as informações necessárias para o seu trabalho num espaço
acessível a todos os membros da equipe, de modo a que as funções e os prazos de
cada um sejam claros. Os chefes de projeto são responsáveis pela execução dos projetos,
mas não assumem necessariamente o papel de gestor ou de chefe de equipe.
A gestão de equipes, por outro lado, baseia-se
no apoio e na coordenação de uma equipe. Dependendo da estrutura da sua
organização, você pode ser chamado a gerir os projetos em que a sua equipe está
a trabalhar. Mesmo que a sua função seja liderar ou simplesmente implementar um
projeto, o seu objetivo enquanto gestor é, antes do mais, apoiar os membros da
sua equipe.
Gestão e coesão da equipe
As atividades
de coesão ou team building incentivam a colaboração, o sentido de camaradagem e um clima de
confiança entre os membros da equipe. Além disso, os membros da equipe ficam a
conhecer-se e melhoram a sua capacidade de trabalhar em equipe a longo prazo.
Os bons gestores organizam atividades baseadas
na coesão para facilitar o trabalho em equipe. Algumas organizações sugerem
mesmo o reforço das ligações entre departamentos e o incentivo aos membros de equipes multifuncionais, a conhecerem-se uns aos
outros.
A gestão de tarefas permite acompanhar a evolução do
trabalho de A a Z. Um software de gestão de tarefas eficaz
ajuda-o a organizar as suas prioridades, a acompanhar e controlar
as tarefas que tem de completar e cumprir os seus prazos.
Para capacitar os membros da equipe, os
gestores podem utilizar ferramentas de gestão de tarefas para definir
claramente as funções e organizar o trabalho. No entanto, a gestão de tarefas
nem sempre é da responsabilidade do chefe de equipe. Dependendo da forma como a
sua empresa está
organizada, a gestão de tarefas pode ser confiada ao
gestor do projeto e não ao chefe de equipe.
Porque é que a gestão de
equipes é importante?
Um bom gestor de equipe :
- facilita a
comunicação no ambiente de trabalho
- motiva os membros da equipe
- incentiva os membros da equipe a darem o seu melhor
- aumenta
a produtividade
- evita excesso
de trabalho
- promove o trabalho em equipe
- reforça a coesão
da equipe
Quer esteja a assumir este
papel pela a primeira vez ou se pretende aperfeiçoar as suas competências de gestão de equipes,
siga as dicas que damos a seguir para se tornar mais eficaz:
1. Transparência
Para ajudar a sua equipe a ter sucesso, não há
melhor maneira do que dar-lhes acesso fácil a todas as informações de que
necessitam para atingir os seus objetivos. Ao manter a sua equipe informada em
tempo real, cada membro pode acompanhar em pormenor o progresso das tarefas dos
seus colegas de equipe.
Pode consegui-lo criando e atualizando
diariamente um espaço centralizado que reúna todas as informações de que a sua equipe
necessita. Organize as tarefas para que cada membro da sua equipe saiba o que
fazer, porquê e como. Não só todos podem acompanhar o seu progresso como também
é possível acompanhar e partilhar prioridades para que todos possam trabalhar
com eficiência
e bom desempenho.
Para criar uma comunidade
inclusiva e digitalmente acessível, a transparência total é essencial.
Trabalhar em vários fusos horários com equipes cujos horários variam, requer
uma ferramenta que permita a todos acompanhar as tarefas em curso e o progresso
dos projetos.
2. Estabelecer bons hábitos
de comunicação
Em média, os trabalhadores do conhecimento
passam 60% do seu tempo a "trabalhar sobre o trabalho", ou seja, a procurar
informações, a obter aprovações ou a atualizar constantemente o estado dos projetos.
o "trabalho sobre o trabalho" irá poluir o desempenho da sua equipe e
distraí-la dos seus principais objetivos.
Para remediar esta situação, ajude a sua equipe
a ver as coisas com mais clareza, dando-lhes acesso rápido à informação de que
necessitam. comece por criar um espaço partilhado, designado como uma fonte de
referência fiável, que reúna todos os dados relativos ao seu projeto. É também
essencial definir claramente o âmbito de cada uma das ferramentas de
comunicação que pretende utilizar. Para o efeito, pode ser útil elaborar um plano de
comunicação especial.
3. Dar e receber conselhos
Ser capaz de dar a sua
opinião, mas também de aceitar a dos outros, é uma
competência essencial na gestão de equipes. Enquanto gestor, terá de dominar a
arte da crítica
construtiva, no interesse da sua equipe e dos objetivos a
atingir, mas além disso, submeter-se às opiniões dos outros e saber aceitar as
críticas é uma excelente forma de melhorar as suas capacidades de gestão.
Nestas situações, é preferível uma discussão
cara a cara (ou por videoconferência) para evitar mal-entendidos. Mesmo quem
trabalhe à distância, pode desde já familiarizar-se com algumas práticas excelentes de
resolução de conflitos e facilitar a compreensão
mútua da sua equipe.
4. Apoiar-se no trabalho de
equipe
A colaboração é o que torna uma equipe ainda
melhor, no entanto, esta forma de trabalhar nem sempre é evidente. Ser capaz
de criar um espaço de colaboração dentro
de um grupo é uma competência de gestão muito importante.
A melhor forma de criar simbiose numa equipe é
valorizar a colaboração. Incentive os comportamentos que gostaria de ver mais
nos membros da sua equipe, encorajando-os a partilhar as suas impressões,
promovendo o trabalho de equipe e a co-criação. A colaboração nem sempre é
sinónimo de sinergia
perfeita dentro de uma equipe. Pelo
contrário, os desacordos são os primeiros sinais disso, uma vez que resultam da
partilha ativa de ideias de cada membro da equipe.
Quanto mais uma organização
se desenvolve, mais falhas aparecem na comunicação e esta é outra área em que
precisamos sempre melhorar.
Enquanto líder de uma equipe, as suas ações e
palavras têm um efeito considerável nesta. Para criar confiança, dê o exemplo o
melhor que puder e seja o modelo do comportamento que gostaria de ver
implantado. Isto significa participar no trabalho em curso, fazer perguntas
quando necessário e ser flexível, dependendo das necessidades da equipe.
Para dar o exemplo, faça com que a sua equipe saiba que tem toda a sua confiança e comporte-se
de uma forma que gostaria que todos os empregados se comportassem. Há muitas
formas de dar o exemplo mas, para começar, pode:
· dar aos membros da equipe a oportunidade de participarem no processo de
tomada de decisões
· descubra quais as competências que os membros da sua equipe gostariam de
desenvolver e, em seguida delegue tarefas nesse
sentido
· esclareça as expectativas em termos de gestão do tempo de trabalho, ou
seja, as horas em que os membros da sua equipe devem estar em linha e
disponíveis. Cumpra também estas expectativas
· modelar as práticas de comunicação e colaboração que gostaria de aplicar
na sua equipe
6. Encontrar um equilíbrio e
evitar o excesso de trabalho
Burnout é o sentimento de exaustão emocional, física
ou mental que ocorre como resultado de excesso de trabalho. Em 2020, 71% dos trabalhadores do
conhecimento afirmaram tê-lo experimentado pelo menos uma
vez. Como líder de equipe, cabe-lhe a si apoiar a sua equipe e limitar o risco
de burnout.
Em qualquer ambiente de trabalho, o
esgotamento ocorre quando os membros da equipe estão sobrecarregados de
trabalho durante demasiado tempo. Para evitar que isso aconteça e promover o
equilíbrio, assuma a liderança na gestão da carga de trabalho, utilize
ferramentas que lhe permitam gerir a capacidade, tais como ferramentas de planejamento
de gestão da capacidade, e para ter uma
boa ideia da quantidade de trabalho que cada pessoa tem de fazer, pode criar um
plano de gestão de
recursos, para esclarecer quais as tarefas que os membros da equipe estão a
realizar e para garantir que ninguém fique demasiado sobrecarregado. Pode ser
necessário redistribuir as tarefas para evitar o excesso de trabalho.
7. Desenvolver o seu próprio
estilo de gestão de equipes
A liderança de uma equipe pode ser feita de
mil maneiras diferentes. À medida que vai ganhando experiência como gestor,
vai-se orientando para diferentes preferências e práticas. mesmo que já tenha
uma boa ideia do tipo de gestão de equipes que gostaria de implementar, é
importante nomear e identificar o seu estilo de gestão para que possa tirar o máximo partido dele.
8. Estabelecer normas de
grupo
As normas do grupo são as regras explícitas,
mas muitas vezes implícitas, que regem as suas interações profissionais. Cada equipe
age de acordo com as suas próprias normas de grupo, mesmo que nunca tenha
ouvido falar delas.
Enquanto líder de uma equipe, é essencial não
deixar que as normas do grupo se desenvolvam por si próprias pois isto pode
levar a uma má dinâmica
de equipe em que, por exemplo, os membros não se
atrevem a exprimir-se livremente ou a tirar férias. Para evitar esta situação,
desenvolva as suas próprias normas de grupo que reflitam a sua cultura
organizacional.
9. Incentivar a motivação
intrínseca
A forma como motiva a sua equipe é crucial.
Existem dois tipos de motivação: intrínseca e extrínseca. A motivação
extrínseca baseia-se em recompensas ou castigos externos, enquanto a intrínseca baseia-se na satisfação interna, independentemente da recompensa.
Parte do desenvolvimento das suas competências em matéria de gestão de equipes é aprender
a favorecer a motivação intrínseca em detrimento da motivação extrínseca e, na
medida do possível, privilegie a motivação intrínseca, mesmo que este tipo de
motivação seja mais difícil de desenvolver. Isto deve-se ao facto de recorrer a
conceitos como a resolução de problemas, a criatividade e a curiosidade.
10. Dar uma visão global
As equipes são capazes de dar o seu melhor
quando compreendem a importância do seu trabalho, mas no entanto, muitas vezes as tarefas são
compartimentadas e desligadas dos objetivos gerais.
Uma competência essencial, mas muitas vezes
negligenciada pelos líderes, é dar à sua equipe uma visão holística de como
realizar as suas tarefas diárias. ao estarem conscientes do impacto do seu
trabalho em objetivos mais amplos, e os membros da sua equipe podem estabelecer
prioridades de forma eficaz. Para começar, experimente utilizar uma ferramenta de acompanhamento de
objetivos, para que possa relacionar de forma prática o trabalho da sua equipe com
os objetivos da empresa.
“ Na ausência de uma gestão
centralizada do trabalho e de responsabilidades claras, tudo parece ser uma
prioridade máxima. Isto abre a porta ao stress e à ansiedade".
Uma gestão de equipes eficaz exige tempo e
esforço, mas é a forma de apoiar e motivar os membros e facilitar a vida para
todos.
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