Gerenciamento e Gerência

Dúvidas e Respostas

Antes do mais, queremos deixar claro que esta é apenas a nossa opinião, com a qual estamos dando uma pequena definição, que pretende  esclarecer certos pontos sempre duvidosos ou discutíveis.

Pretendemos clarificar que: gerir não significa impor os seus pontos de vista ou métodos, ou ter liderança ou autoridade. Nada disso é proibido, mas estes são apenas meios para atingir um fim.

Pretendemos simplesmente ajudar com o que aprendemos ao longo de muitos anos, dando alguma  elucidação a certos pontos corriqueiros no trabalho gerencial, que por vezes são analisados sob conceitos distintos.

O papel do gestor consiste em assegurar que a ação coletiva (da equipe) seja tão eficaz quanto possível, e em garantir, na medida do possível, o bem-estar dos trabalhadores.

Assim, é importante estar consciente que o objetivo da gestão não é reduzir a independência das equipes, mas sim desenvolver a sua eficácia.

O papel do gestor

Ser gestor não é algo que se possa improvisar; requer uma certa experiência profissional e qualidades pessoais e interpessoais significativas. O papel de um chefe é, evidentemente, o de criar organização e as condições para que a sua equipe atinja os objetivos do empreendimento pelo qual é responsável. Deve também permitir que cada membro dessa equipe progrida e evolua (saber-fazer, competências interpessoais, procedimentos, ferramentas, conhecimento, etc.).
Para fazer sobressair o melhor das suas equipes, o gestor deve aplicar os fundamentos da gestão para ter êxito nas suas tarefas e queremos salientar que existem numerosas formações em gestão para o ajudar a progredir, razão porque pode sempre procurar ajuda se tiver necessidade disso.

As principais funções da gestão

As funções de gestão mais importantes para qualquer pessoa que ocupe ou pretenda ocupar um cargo de gerencia são, como é bem conhecido:

GERIR: definição de objetivos e acompanhamento dos resultados

No âmbito da direção e da organização, o gestor estabelece uma estratégia, define objetivos coerentes e uma meta a atingir. Comunica-os à sua equipe: coletivamente para os objetivos coletivos, individualmente para os objetivos pessoais.

ORGANIZAR: atribuir funções e coordenar o trabalho

Para ser um bom gestor, é necessário saber organizar o trabalho das equipes sob seu comando, desde a atribuição de tarefas à coordenação das ações.

Para atingir os objetivos definidos pela direção geral da empresa, os membros da equipe precisam saber qual é o papel de cada um.

Para tal, devem ser capazes  de responder às seguintes perguntas:

·       "Quem faz o quê a curto e médio prazo?

·       "Como irão evoluir as tarefas de cada membro da equipe?

Uma vez esclarecidas estas questões, a coordenação do pessoal e a gestão do tempo são dois conceitos importantes a planejar. E o passo seguinte é a elaboração de um calendário, que deve ser feito em concertação com as pessoas envolvidas.

A última fase do processo organizacional é o trabalho de criar uma boa comunicação.   
Como é que a comunicação interna está organizada? Como é que os trabalhadores comunicam e se comunicam? Quem transmite a informação ao chefe de equipe ou ao chefe de projecto e de que forma?

DELEGAR: distribuir tarefas, garantindo que cada pessoa conheça as suas responsabilidades e esteja bem treinado e de pleno conhecimento das suas atribuições e dos resultados desejados. Esta é uma parte importante, infelizmente ignorado por muitos gestores que nem a conhecem.

Ela existe para ajudar, pois ser um gestor operacional implica muitas vezes uma carga de trabalho bastante pesada. É necessário delegar, com conhecimento, pois saber delegar tarefas a pessoas da sua equipe implica que elas tenham as competências necessárias ou que as possam adquirir rapidamente com apoio. Para além de liberar tempo, esta é uma das formas mais eficazes de envolver mais os trabalhadores, fazendo-os sentir mais responsáveis e mais confiantes nas suas capacidades.

DIRIGIR: liderar e mobilizar pessoas. Gerir uma organização significa mobilizar todos os intervenientes para atingir um objectivo comum. Consoante a situação, isto pode implicar formação, gestão da mudança, auxílio no crescimento e na carreira, sistemas de avaliação e ferramentas para motivar as equipes.

Gerir uma equipe significa também ajudá-la a progredir. É do interesse do gestor operacional encorajar o desenvolvimento das competências da sua equipe. O seu papel consiste em orientar a formação contínua do seu pessoal, para que todos possam adquirir competências e desenvolver as suas carreiras.

É também um ativo para a empresa. A existência de trabalhadores mais qualificados permite à empresa progredir em termos de qualidade, produtividade e inovação, assegurando assim o seu desempenho e o seu futuro a longo prazo.

LIDERAR: tomar decisões para atingir objetivos

Gerir uma organização significa tomar decisões que terão um impacto a longo prazo, mas que são necessárias para atingir os objetivos da organização. Significa fazer escolhas por vezes difíceis, mas que devem ser tomadas com o único objetivo de fazer avançar a organização ou o projeto, tendo em conta o objetivo fixado pelos superiores hierárquicos.

Para gerir eficazmente, as competências de gestão não são suficientes. As decisões tomadas devem ser aceites pelos trabalhadores e não devem, em caso algum, pôr em causa a coesão da equipe, tão preciosa para a realização dos objetivos. Por esta razão, a função de gestão exige competências de liderança e boas capacidades interpessoais para unir as equipes.

Para liderar uma equipe e motivar os trabalhadores, são importantes as qualidades pessoais do gestor e o seu estilo de gestão. A função de gestor requer, por conseguinte, um duplo conjunto de competências: a aplicação de práticas de gestão testadas e comprovadas e um forte capital humano (ou seja, competências pessoais) como conhecimento de pessoas e dos sentimentos humanos. Nenhum bom motorista começa dirigindo sem conhecer o motor do carro.

CONTROLAR: assegurar que os objetivos são atingidos

A função do gestor consiste também em verificar regularmente se os objetivos coletivos ou individuais fixados estão a ser cumpridos. Se for caso disso, ele ou ela analisará as medidas corretivas que devem ser tomadas para melhorar os resultados. Existe um vasto leque de ações que podem ser tomadas para ajudar os subordinados a atingir os seus objetivos: adaptações da organização, procedimentos, ferramentas, formação, etc.

Ao efetuar controles regulares e precisos, as falhas e anomalias são detectadas mais rapidamente, permitindo que as correções sejam feitas sem demora. A Busca por Qualidade passa pela eliminação dos erros e pelo estabelecimento de precauções para que eles não se repitam.

QUANDO UM GESTOR PROVISÓRIO DESEMPENHA FUNÇÕES DE GESTÃO

A gestão interina deve ser assegurada por gestores operacionais experientes, com experiência operacional comprovada em gestão de equipes ou de projetos. Eles intervêm normalmente para ajudar as empresas a resolver problemas acidentais de gestão:

·           Substituir um diretor inesperadamente ausente a curto prazo

·           Substituir um gestor que não desempenhou as suas funções  ou não atingiu os seus objetivos

·           Ajudar um gestor com pouca experiência na função a desenvolver as suas competências

·           Organizar e gerir um novo serviço enquanto se aguarda o recrutamento de alguém

Na maior parte dos casos, os gestores interinos exerceram durante vários anos funções de direcção em grandes grupos, o que lhes permite dominar as principais funções de gestão. Um gestor interino está operacional a partir do momento em que assume o cargo, independentemente da situação em que a empresa se encontre (situação de crise, substituição de um cargo vago, etc.).

Preconcepção

Muitas organizações e empresas apelam a uma gestão baseada na confiança “a priori”. Trata-se de um Cisma ou prevenção.

 No papel, é um sistema imparável:

o    A confiança a priori ajuda a garantir a criatividade e a iniciativa e, consequentemente, o bem-estar e o sentimento de utilidade.

o    Em termos práticos, aumentar a confiança significa reduzir o controle. Esta tarefa, que não tem qualquer valor acrescentado em si mesma, pode gerar uma grande frustração, o famoso efeito "patrãozinho".

 

É evidente que, na realidade, é mais complicado:

o    Porque as dificuldades e as crises quotidianas levam os gestores a "retomar o controle", por vezes com uma certa força excessiva.

o    Porque as relações, muitas vezes de longa data, tornam mais difícil confiar uns nos outros.

 

Mas antes do mais, os gestores devem estar conscientes de que o que está em jogo nesta função, que concebemos como uma profissão em si mesma, é um trabalho cuja nobreza consiste em procurar o melhor nos outros.

 

Qual o meu papel e as minhas responsabilidades?

1000 coisas podem ser ditas sobre este assunto. Mas para uma conclusão do que nos propusemos, esclarecer, citaremos  alguns dos pontos que consideramos mais importantes:

 

=> A responsabilidade do gestor é tripla e pode ser expressa numa preocupação para com a equipe:

• Otimizar o desempenho da equipe.
• Garantir o bem-estar dos componentes da sua equipe, através da promoção da confiança.
• Contribuir para os objetivos estratégicos da empresa.

 

=> Funciona a vários níveis:

• Com a equipe pela qual é responsável, quer seja hierárquica ou funcional.
• Com os seus superiores para destacar os problemas locais e desafiar as soluções.
• Com as outras equipes da empresa para garantir a qualidade e a sustentabilidade das ações conjuntas ao longo do tempo

o    Para garantir os valores da empresa, e determinar os pontos de referência e os princípios em que esta se baseia. Na maioria dos projetos de pequenas estruturas, estes valores provêm diretamente do próprio empresário, que constrói a sua empresa à sua imagem.