DIRECÇÃO E GESTÃO em hotelaria – 14

 

Funções de um Director Geral

São obrigações do mandato gerencial, coordenar o trabalho de todas as equipas do hotel e articular com os supervisores ou gestores de área, a melhor forma de atingir as metas e objectivos a que o hotel se propõe, bem como a qualidade do produto.

Isso inclui planear, organizar, dirigir e controlar, todas as actividades administrativas, estratégicas e operacionais da unidade, entendendo-se por actividades estratégicas, todas as Políticas e Procedimentos aplicáveis á sua área de actuação.

Manter operacionais e profissionalizados, todos os esquemas de comunicação interna, a formação o treinamento e o desenvolvimento do pessoal, os processos técnicos e administrativos, o planeamento de recursos humanos e de remuneração do pessoal, as relações trabalhistas, as relações com a comunidade, as actividades operacionais de limpeza, higiene, manutenção, a qualidade do serviço e atendimento, a interacção com o hóspede, a satisfação do pessoal, o aspecto e o funcionamento das instalações e dos equipamentos, vigiar stocks, as compras, as reposições e os inventários, incrementar as receitas, incentivar a promoção e as vendas, etc. Estas obrigações podem ser apresentadas de acordo com o seu ministério no todo gerencial, separando-as por contexto.

    TAREFAS DE ADMINISTRAÇÃO E DIRECÇÃO

      Supervisão e Direcção de Pessoal

                                                                                                                                                                                                     

•    Dirigir, controlar e supervisionar, as actividades de todos os departamentos do hotel.

•    Acompanhar o recrutamento e selecção de pessoal, procurando manter as políticas da empresa.

•    Desenvolver e manter, planos de formação, gerais e sectoriais, tanto no ambiente de trabalho, como em aulas ou seminários.  

•    Incentivar a promoção e o recrutamento interno para novos cargos, bem como o remanejamento e a polivalência.

•    Acompanhar, controlar e incentivar a evolução da estrutura organizacional, e os processos de delegação de autoridade e responsabilização a todos os níveis.

•    Acompanhar e medir o grau de motivação do pessoal dos vários sectores e tomar as medidas inerentes ao resultado das pesquisas.

•    Analisar e sugerir, sobre problemas específicos da administração de pessoal.

•    Familiarizar e reciclar as chefias e supervisores em geral, sobre a aplicação de políticas, técnicas e procedimentos de recursos humanos.

•    Resolver situações de emergência.

•       Garantir que a delegação dos vários cargos seja feita de uma forma eficaz.

Planeamento

•    Coordenar a implantação e desenvolvimento de técnicas operacionais das diversas áreas.

•    Criar e orientar os aspectos tácticos e operacionais, inerentes aos objectivos, metas e planos estabelecidos para a sua unidade.

•    Coordenar, em conjunto com a administração, as estratégias para implantação e manutenção dos projectos de desenvolvimento organizacional, comercial, operacional e de resultados, do seu hotel.

•    Analisar o comportamento da exploração, face aos vários indicadores, internos ou externos, buscar soluções e planear alternativas, de acordo com as informações obtidas.

•    Analisar e sugerir, sobre problemas específicos, inerentes aos vários sectores do hotel, propondo formas de resolver os mesmos.

      Planear a distribuição dos gastos com reposições de roupas, louças, equipamentos, utensílios ou manutenção, de forma a que estes possam ser incluídos nos orçamentos mensais, sem distorção das metas e da rentabilidade operacional.

Previsão e Controlo

•           Analisar detalhadamente os relatórios analíticos enviados pela direcção administrativa, de forma a ter sempre uma clara noção da evolução das receitas, custos e resultados, tomando as decisões inerentes ou propondo medidas adequadas, através de sugestões. 

•           Fazer estudos, sobre melhores ou mais racionais aplicações dos gastos nas compras.

•    Avaliar as necessidades de compra e possibilidades de armazenagem, de forma a manter os stocks, coerentes com as necessidades operacionais.

•    Coordenar as compras ou outras acções inerentes, com os seus chefes e supervisores, transmitindo-lhes conhecimentos que permitam a estes conhecer e montar as suas próprias estratégias, visando metas e objectivos.

•    Acompanhar o orçamento, a previsão e as várias médias ou índices, estabelecidos para os diferentes factores que influenciam os resultados, mantendo estes bem controlados.

•    Acompanhar as vendas, reservas e receitas, procurando que estas se mantenham nos patamares previstos, tomando a tempo as acções correctivas inerentes, sempre que necessário.

•    Avaliação do funcionamento dos Serviços do Hotel.

•    Inspeções internas de Qualidade (sectoriais e totais).

TAREFAS DE EXECUÇÃO

•    Supervisão geral de todos os departamentos, quanto à qualidade do produto, Políticas, Normas e Procedimentos.

•    Garantia do desempenho, das chefias e supervisores.

•    Gerenciamento da Qualidade Total.

•    Incentivar a criação de Grupos Setoriais de Qualidade.  

•    Motivação do pessoal, para as Metas e Objectivos.

•    Antecipação dos problemas e necessidades operacionais.

•    Visão acurada, dos acontecimentos da unidade.

•    Acompanhamento dos processos burocráticos, (faturamento e cobrança),

(controlo de stocks), (inventários e materiais operacionais), etc.

•    Acompanhamento dos processos operacionais, em todos os sectores.

•    Acompanhamento social, da interacção com os hóspedes.

•    Acompanhamento social, da interacção com a comunidade.

•    Acompanhamento da interacção com órgãos públicos e entidades oficiais.

•    Acompanhamento da interacção com fornecedores.

•    Visita a todos os sectores e departamentos, para interacção com o pessoal.

Estilo de gestão

Este tema pode parecer supérfluo, mas vale a pena falar dele, pois os vários estilos de gestão influem os conceitos e decisões tomados no dia-a-dia, bem como o comportamento do pessoal e o resultado final do exercício.

São muitos os casos que causam situações constrangedoras no âmbito da gestão, os quais não são estudados ou analisados nas escolas da especialidade. Há muitas situações sem precedentes, com as quais se pode lidar com maior ou menor facilidade, dependendo do estilo adoptado.

Um bom estilo, pode dizer-se, é aquele em que as pessoas, com bom controlo de si próprias, são capazes de raciocinar de modo criativo e, ao mesmo tempo, por as suas idéias em prática, e manter-se isentas para prever e evitar os obstáculos que forem surgindo.

Parte do estilo é congénito. Mas outra grande parte pode também ser aprendida .

Mais adiante apresentamos uma lista de dez aspectos que podem ser úteis para definir um estilo de gerência correcto.

Cada  um pode avaliar o seu estilo, de acordo com o número de aspectos que já inclui no seu desempenho diário, procurando estudar e assimilar os que lhe faltarem, desde que os considere úteis, ou necessários.

É importante procurar saber se se é um profissional médio, bom ou excelente. Conforme a sua avaliação, deve decidir as providencias a tomar.

As vantagens de analisar o estilo de gerência de cada um e corrigi-lo, se necessário, residem na possibilidade de determinar o que é necessário fazer para o seu aperfeiçoamento.

Para ter êxito é preciso ser melhor e ter maior capacidade do que os concorrentes.

A avaliação permite estabelecer comparações, colher benefícios das vantagens, ou corrigir as desvantagens.

A integridade, a compreensão e a humanidade, são facetas vitais do carácter de cada um, que podem ajudar a  vencer nesta área, embora não sejam determinantes.

Reais características de um estilo de gestão

• Ouvir,
• Cooperar,
• Ajudar,
• Comunicar objectivamente,
• Criar e fazer crescer,
• Pôr em prática,
• Aprender para ensinar,
• Liberalizar,
• Impor,
• Fazer de conta, quando necessário.

 

CONSELHOS AOS CANDIDATOS A FUNÇÕES DIRECTIVAS

Quem pretender assumir responsabilidades no âmbito da gestão em hotelaria deverá, a noso ver:

-       Acreditar que o individualismo poderá ser uma qualidade importante, mas que uma equipa, com objectivos e uma filosofia comum sobre o sucesso, atinge este mais rapidamente.

-       Acreditar que em hotelaria, cada dia é um novo dia, com novos desafios, novos conhecimentos, novas necessidades, falhas e sucessos.

-       Acreditar que tudo o que está à nossa volta muda e que, por isso, o que foi bom ontem pode ser obsoleto amanhã.

-       Acreditar que nunca se deve ceder, quando está em jogo a qualidade do produto.

-       Acreditar que uma boa organização é necessária, mas que todo o excesso de papel é desperdício e como tal deve ser analisado.

-       Acreditar que a sua missão principal é aprender, para ensinar aos outros, logo, não deve ser centralizador, ensinando e delegando o mais possível.

-       Gostar daquilo que faz e ensinar aos outros a forma de proceder de igual modo.

-       Não se preocupar com o tempo empregado com os detalhes, se eles forem úteis para que tanto os clientes como o pessoal sintam neles a diferença.

-       Acreditar que delegação acompanhada é uma obrigação grerencial.

-       Acreditar que a hotelaria tem por base três princípios fundamentais, aos quais  se deve dar a maior atenção: formação, supervisão e disciplina.

-       Acreditar que o tempo passado a estudar ou a resolver problemas operacionais não é tempo perdido, pois pode poupar sacrifícios ao pessoal envolvido, ou resultar na maior satisfação do cliente.

-       Acreditar que a transmissão de conhecimentos é obrigação de quem os detém e que partilhá-los, é como fazer um investimento, que dá sempre retorno.

-       Acreditar que não se comanda pela voz mas pelo exemplo, e que o respeito não vem pelo medo, mas com o reconhecimento. Ser líder, não é mandar, ser líder é merecer o respeito dos comandados, obtendo deles resultados, pela satisfação em ver as metas atingidas.

-       Acreditar que mandar é uma técnica ultrapassada. Comandar, partilhando opiniões com os subalternos conduz a melhores e mais rápidos resultados.

-       Acreditar que não há bom nem mau pessoal, há sim, bons ou maus chefes, e que se há pessoas que precisam trabalhar, elas o farão, com tanta ou mais boa vontade, quanto for efectiva a sua moralização e o respeito pelo seu trabalho.

-       Acreditar que conduzir pessoas requer humildade, tacto e muita sabedoria.

-       Acreditar que os resultados de uma boa liderança são sempre positivos para o bom lider.