Autoridade e Gestão (3)

Delegação e seus Elementos

 O funcionamento de uma empresa passa essencialmente pela delegação de tarefas entre os seus colaboradores. Sem este instrumento de gestão, os líderes ficariam sobrecarregados e sem possibilidade de assumirem responsabilidades maiores. Contudo, delegar nem sempre é um processo simples. Alguns problemas podem ocorrer: o líder pode ter dificuldades em atribuir responsabilidades e o subordinado pode ter problemas em entender os limites do poder recebido.

A competência de um funcionário apoia-se em conhecimento técnico, habilidades humanas e no desempenho da função, que depende da sua competência, mas esta só fica clara em condições motivadoras no ambiente empresarial. O líder em qualquer posição da hierarquia, não pode ser um autocrata que possua competências brilhantes, porém estéreis. Cabe a ele gerar o conhecimento necessário para o bom funcionamento do seu Setor ou Departamento, educar e instruir para o crescimento das pessoas sob sua responsabilidade. A forma mais inteligente de preencher estas obrigações é delegar com monitoramento sistemático, ou seja, uma Supervisão constante.

Em muitos casos o líder tem baixa autoestima e tem a impressão de que o seu poder vem do conhecimento técnico, quando na verdade o grande líder não é o que detém todo o conhecimento, mas o que tem a capacidade de comandar pessoas mais versadas do que ele, em certos assuntos. A delegação passa assim, pelo processo psicológico de transferir algo que muitos líderes acham que é deles. O líder precisa entender que tem basicamente quatro grandes metas:

 1) Traçar objetivos;

2) Criar condições para realização de resultados;

3) Estimular a equipe na obtenção de metas;

4) Avaliar como os processos estão evoluindo.

 Um líder precisa delegar para que ele próprio possa crescer, ensinar à sua equipe que deve aprender a pensar e não apenas receber ordens. Ao transferir uma tarefa para o subordinado é fundamental que a comunicação seja eficaz no que tange aos valores da organização ou às necessidades do objetivo. Vale dizer que não se deve delegar algo sem que o subordinado entenda o motivo, e sem que tenha as repostas necessárias às dúvidas que for acrescentando, pois a pior delegação é a que transfere apenas o “trabalho”. É importante “acompanhar” e não apenas “providenciar”, que são distintas e de grande impacto no processo de delegação, onde os dois elementos devem ser levados em conta:

1) A cada responsabilidade correspondem poderes e deveres;

2) A delegação não exclui a responsabilidade do delegante.

 O líder deve ter a consciência de que a delegação não lhe tira a responsabilidade pelos possíveis erros que o subordinado causará. O liderado precisa ter a certeza de que o superior é um apoio e, para criar este ambiente ideal, é necessário usar ferramentas de monitoramento sistemático. Ou seja, ao delegar algo providenciar um treinamento que garanta ao delegado um pleno conhecimento das suas funções e responsabilidades, e monitorar pelo período que for razoável para identificar desvios de rota ou possíveis distorções, tornando a comunicação fluida. Em cada ponto do monitoramento o líder deve ajudar e orientar o subordinado, observando se ele usa o poder de uma forma correta e aumentando o intervalo de monitoramento até transferir completamente o poder. Esta medida fará o liderado se sentir confiante por receber acompanhamento e fará com que o líder tenha a certeza de que as coisas estão caminhando dentro do esperado. Assim, ambos exercerão os elementos básicos da delegação: aceitação da responsabilidade; transmissão à pessoa habilitada; comunicação perfeita; existência de condições para execução da tarefa; e acompanhamento do líder.

É importante salientar que alguns cuidados precisam existir para que tudo flua tranquilamente. Antes da Delegação, deixar muito claras as responsabilidades da tarefa, bem como o poder que está sendo delegado. É importante conversar a respeito para certificar-se de que foi entendida a abrangência da delegação. Verificar sempre se o subordinado pode receber novas atribuições analisando, antes da transferência destas, as condições de tempo e pressão a que ele já está submetido.

Analisando a Delegação

A delegação de autoridade é um processo organizacional importante de divisão do trabalho, pois o gerente não pode estar presente em todos os locais ao mesmo tempo, ou o tempo todo, tendo que obter resultados através dos seus auxiliares e subordinados e portanto, distribuir o trabalho equitativamente nos diversos escalões. Pelo processo conhecido como ‘delegação’ e partindo do princípio que o gerente foi escolhido e recebeu dos acionistas ou seus representantes a responsabilidade pelos destinos da empresa, ele é o responsável direto por todos os cargos e funções inerentes ao funcionamento desta.  Delegação é assim, o processo pelo qual um gerente confia o trabalho a subordinados, nos vários Setores e Departamentos de uma Empresa, mas mantendo consigo a responsabilidade pelo que efetivamente acontece. Deve ficar óbvio aqui, que numa grande empresa a Delegação é feita através das várias camadas hierárquicas, e o Gerente Geral delega aos Gerentes Departamentais, que por sua vez delegam aos Chefes de Secção e estes aos Supervisores, podendo haver outras camadas de delegação se elas forem julgadas necessárias. Em suma, este é o processo pelo qual a autoridade e a responsabilidade é distribuída por toda a organização.

 Elementos da Delegação:

(1) O delegante atribui funções.

(2) O delegante concede autoridade.

(3) O delegante cria obrigações.

(4) O delegante mantém a responsabilidade.

(5) O delegante deve garantir que os delegados recebam o treinamento necessário para o   cumprimento  correto das suas funções.

 (1) Atribuindo Deveres:

A principal razão para um executivo delegar autoridade é distribuir a carga de trabalho que movimenta a empresa, mas se não possui os conhecimentos técnicos ou a habilidade necessários para realizá-las, a saída lógica é que delegue também algumas dessas atividades a outras pessoas que possam executá-las melhor ou, pelo menos, com a mesma eficiência que ele teria usado. Na atribuição de funções, o delegatário pode expressá-las em termos de funções ou em termos de objetivos ou resultados. Os deveres de um indivíduo são claros para ele apenas quando ele sabe quais atividades deve realizar e quais as missões que deve cumprir. Na Hotelaria, a Delegação faz parte das necessidades funcionais da organização, pois os Departamentos estão subdivididos e tem funções permanentes, as quais não podem ser interrompidas.

 2) Concedendo Poder: (Dar Autoridade)

Um gerente confere a um subordinado a autoridade de decidir dentro de uma área limitada e de agir da melhor maneira possível. O subordinado exerce essa autoridade de acordo com a sua compreensão das intenções do delegatário e dentro da estrutura dos controles que este decidir estabelecer. Uma obrigação do delegatário é examinar o escopo da autoridade que ele deseja que seu subordinado exerça, e passar-lhe esta informação, com o correspondente treinamento, de forma a marcar claramente a gama de ações esperadas e permitidas.

Duas regras foram sugeridas para executivos ao delegar autoridade. Elas dizem respeito à clareza e ao valor que o delegatário deve garantir para esclarecer a natureza da autoridade que está passando ao delegado. Se houver falta de clareza quanto ao escopo dessa autoridade, isso pode causar confusão na sua mente e conflitos com outros executivos, prejudicará a sua eficiência e poderá desacelerar o trabalho da organização. No entanto, é possível evitar isso se houver organogramas e manuais de organização atualizados para referência.

A outra regra é que autoridade e responsabilidade devem ser co-terminais ou iguais. A razão é óbvia, pois, se a autoridade excede a responsabilidade, um subordinado pode ser tentado a abusar dela e isso pode criar resistência entre aqueles que lhe estão sujeitos. Por outro lado, se a autoridade for menor do que a responsabilidade, ele pode não ser capaz de tomar as medidas adequadas; nem ser capaz de obrigar outros a cooperar com ele no cumprimento de sua responsabilidade. Como resultado, ele pode sentir frustração constante, o que irá exaurir a sua energia e destruir o seu desejo de lealdade à organização.

 (3) Criando Obrigações:

O próximo passo é criar uma obrigação por parte do subordinado para o desempenho satisfatório da responsabilidade delegada. Ao delegar, um executivo deve certificar-se de que existe uma compulsão moral para cumprir os deveres atribuídos, se reportar às autoridades superiores e lhes prestar contas.

 (4) Responsabilidade e retenção desta:

O processo de delegação tem a característica peculiar de deixar ao executivo que delega tanta autoridade quanto ele tinha antes de delegar, embora aparentemente ele a tenha dispensado, passando-a parcialmente, aos seus subordinados. Isso também vale para a responsabilidade à qual não pode eximir-se; não importa em que grau ele estabeleça a obrigação por parte dos seus subordinados, pois ele permanece responsável pelo desempenho do trabalho que delegou a estes. Em suma, um executivo, quando delega, não abdica de sua responsabilidade, obrigação ou prestação de contas pelos resultados. No caso da Hotelaria, como explicamos noutro trabalho sobre o assunto, todos os empregados são considerados delegados e representam o Gerente (e concomitantemente o Hotel), devendo comportar-se e executar as funções delegadas, tal como seriam pelo delegante (o gerente) pois é ele efetivamente o responsável direto por todos os serviços e obrigações inerentes ao dia a dia do Hotel.

 

Autoridade e gestão

Limitações a ter em Conta ao dar ordens ou instruções

A autoridade é baseada no comportamento e nas relações humanas. Portanto, está sujeita ao comportamento do grupo, pela reação e pelas mudanças sociais. Consequentemente, os limites da autoridade durante o exercício desta devem ser observados.

As limitações mais importantes do uso da autoridade são as seguintes:

 

(1) Limitações comportamentais:

Relacionam-se às culturas e costumes do grupo sobre o qual a autoridade está sendo exercida. A reação a uma autoridade difere de um indivíduo para outro e de um grupo para outro. É preciso cuidar e calcular de antemão as reações que se seguirão quando a autoridade for exercida.

(2) Limitações biológicas:

Tem a ver com as habilidades físicas de um ser humano. A autoridade não deve ser exercida para ultrapassar os limites biológicos, caso contrário pode não ser possível evitar sentimentos de revolta por parte dos trabalhadores. Os responsáveis não devem dar nenhuma ordem que, na prática, não possa ser implementada. Por exemplo, um gestor não pode ordenar que seus subordinados trabalhem cinco dias sem parar porque não será possível e praticável para seus subordinados fazê-lo.

(3) Limitações causadas pela natureza ou limites naturais:

Esta limitação está relacionada a limitações naturais, como situação geográfica, clima e as leis da natureza. Não devem ser esquecidas porque os subordinados não podem ir além da natureza. Por exemplo, as mãos não podem tocar no fogo sem proteção e nenhuma autoridade deve insistir nisso.

(4) Limitações Tecnológicas:

Esta limitação está relacionada aos desenvolvimentos tecnológicos. A autoridade pode ser desprezada se for dada ordem para fazer algo que não pode ser feito sem o desenvolvimento tecnológico necessário para a execução das referidas ordens. Por exemplo, um Supervisor não pode ordenar que seus subordinados produzam algo sem ferramentas condizentes.

(5) Limitações econômicas:

Em limitações econômicas, nenhum supervisor pode emitir ordens que não possam ser implementadas por causa de limites econômicos. Razões econômicas estão relacionadas à competição, condições de mercado, determinação de valor, determinação de preço etc. Por exemplo - um gerente pode solicitar barganha para conseguir preços mais baixos, mas não pode ordenar que seus subordinados comprem uma mercadoria abaixo do seu valor de mercado.

(6) Outras limitações:

Estas limitações relacionam-se com as leis do país, objetivos e estatutos da empresa que nenhuma autoridade deve desprezar, nem deve esperar que seus subordinados desprezem. Referem-se a ordens que levem à desobediência civil ou possam causar indisciplina.

 Verificamos que a responsabilidade é inerente à obrigação de um indivíduo realizar uma tarefa ou dever de que está incumbido pela sua posição numa empresa. A autoridade necessária é delegada a ele para que possa cumprir as suas responsabilidades adequadamente. Uma pessoa pode delegar a sua autoridade, mas não pode delegar a sua responsabilidade, ou seja, ela não é eximida da sua responsabilidade mesmo que a delegue a outros.

 

O Gerente Geral, é sempre o responsável por todos os atos dos seus subordinados, em todos os patamares das hierarquias, razão por que deve garantir que todos tenham o treinamento e os conhecimentos necessários para exercer as funções que lhes forem atribuídas.